Dr. Hj. Nuraini Paparkan Tata Kelola Keuangan dalam PMO IGI NTB

MATARAM — Pengelolaan keuangan yang tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan menjadi salah satu fondasi penting dalam menjaga kepercayaan anggota serta keberlangsungan program organisasi. Setiap pemasukan dan pengeluaran harus dicatat secara sistematis, penggunaan dana perlu mengikuti mekanisme yang berlaku, dan laporan keuangan harus disusun secara jelas agar dapat diketahui serta dievaluasi bersama.

Hal tersebut disampaikan Dr. Hj. Nuraini, S.Pd., M.Pd., saat memaparkan materi administrasi keuangan dalam kegiatan Pelatihan Manajemen Organisasi (PMO) Tingkat Dasar Ikatan Guru Indonesia (IGI) Wilayah Nusa Tenggara Barat (NTB) bersama IGI Daerah Kota Mataram, pada 24–25 Oktober 2026 di Hotel Idoop Mataram. Sesi tersebut dimoderatori oleh Sumiati, S.Pd.

Dalam pemaparannya, Nuraini menjelaskan bahwa administrasi keuangan merupakan bagian penting dari tata kelola organisasi yang tidak dapat dipisahkan dari administrasi kesekretariatan. Keduanya saling mendukung dalam memastikan program berjalan, dokumen tersimpan dengan baik, dan penggunaan dana dapat dipertanggungjawabkan.

Ia mengajak seluruh pengurus IGI, baik di tingkat wilayah maupun daerah, untuk membangun sistem pengelolaan keuangan yang lebih tertib. Menurutnya, persoalan keuangan organisasi perlu dibicarakan secara terbuka, disertai pencatatan yang akurat dan koordinasi yang baik antara bendahara, ketua, sekretaris, serta pihak terkait lainnya, ungkapnya.

Pengelolaan Keuangan Harus Transparan dan Akuntabel

Nuraini mengawali pemaparannya dengan menjelaskan kondisi keuangan organisasi IGI yang sumber dananya masih terbatas. Salah satu sumber penerimaan yang dibahas adalah iuran keanggotaan yang berasal dari anggota baru. Dalam paparannya, ia menyebutkan biaya pendaftaran anggota sebesar Rp50.000 dengan pembagian dana berdasarkan proporsi yang telah ditetapkan organisasi.

Ia menjelaskan bahwa pengelolaan dana keanggotaan selama ini menghadapi tantangan, terutama ketika terdapat kebutuhan kegiatan di tingkat daerah yang harus dipenuhi dalam waktu relatif mendesak. Dalam kondisi tertentu, dana yang tersedia di rekening wilayah perlu dimanfaatkan untuk mendukung kegiatan sesuai kebutuhan dan ketersediaan saldo.

Menurutnya, kondisi tersebut perlu menjadi bahan evaluasi agar mekanisme pengalokasian dana semakin jelas dan pelaksanaannya dapat dipantau bersama. Pengurus perlu mengetahui jumlah penerimaan, kebutuhan kegiatan, serta proporsi dana yang menjadi hak masing-masing tingkat kepengurusan.

Nuraini menegaskan bahwa transparansi tidak hanya menjadi tanggung jawab bendahara. Ketua, sekretaris, dan pengurus lainnya juga perlu memahami alur pengelolaan keuangan agar tidak terjadi kesalahpahaman mengenai sumber dana maupun penggunaannya.

Ia berharap pembenahan sistem keuangan pada kepengurusan wilayah yang baru dapat memperkuat kepercayaan anggota sekaligus mendukung keberlanjutan program organisasi, jelasnya.

Pembagian Dana Keanggotaan Perlu Dikelola dengan Koordinasi

Dalam pemaparannya, Nuraini menjelaskan pentingnya memperhitungkan jumlah anggota baru dan sumber penerimaan sebelum menentukan alokasi dana organisasi. Data keanggotaan menjadi dasar untuk mengetahui penerimaan yang seharusnya diperoleh dan memperkirakan kemampuan keuangan organisasi.

Ia mencontohkan bahwa jumlah anggota yang terdaftar di suatu daerah belum tentu mencerminkan jumlah penerimaan yang sama, terutama apabila terdapat program pendaftaran gratis pada momentum tertentu, seperti peringatan Hari Guru Nasional atau kegiatan pada bulan Agustus.

Karena itu, bendahara perlu berkoordinasi dengan sekretaris wilayah dan pengelola administrasi keanggotaan. Data mengenai jumlah anggota, waktu pendaftaran, serta status pembayaran harus diperiksa agar perhitungan keuangan sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Nuraini juga menjelaskan bahwa pengurus perlu memahami proporsi pembagian dana antara pengurus pusat, wilayah, dan daerah berdasarkan ketentuan yang berlaku. Ia menyebutkan bahwa kewajiban penyetoran bagian untuk Pengurus Pusat IGI sebesar lima persen untuk periode 2024, 2025, dan 2026 telah dipenuhi, sebagaimana disampaikan dalam pemaparannya.

Ke depan, ia berharap mekanisme pembagian dana dapat dilaksanakan secara lebih terencana dan transparan. Dengan data keanggotaan yang akurat serta koordinasi yang baik, setiap tingkat kepengurusan dapat mengetahui hak dan kewajibannya dalam pengelolaan keuangan organisasi, paparnya.

Rekening Resmi dan Sistem CMS untuk Mengamankan Transaksi

Salah satu hal yang ditekankan Nuraini adalah pentingnya penggunaan rekening resmi organisasi. Ia mengingatkan agar bendahara dan pengurus IGI, baik di tingkat wilayah maupun daerah, menggunakan rekening organisasi sesuai arahan dan ketentuan dari pengurus pusat.

Dalam pemaparannya, ia menjelaskan penggunaan sistem Cash Management System (CMS) sebagai mekanisme pengelolaan transaksi keuangan yang melibatkan otorisasi sesuai kewenangan. Melalui sistem tersebut, transaksi tidak semata-mata bergantung pada keputusan satu orang, tetapi mengikuti mekanisme persetujuan yang telah ditetapkan.

Nuraini menerangkan bahwa proses penarikan atau pengeluaran dana perlu melibatkan persetujuan pihak yang berwenang. Dengan demikian, bendahara tidak dapat menggunakan dana organisasi secara sepihak, begitu pula ketua tidak dapat menjalankan transaksi tanpa mengikuti mekanisme yang berlaku.

Menurutnya, sistem tersebut membantu memperkuat pengawasan terhadap transaksi dan mengurangi risiko penggunaan dana tanpa persetujuan yang semestinya. Setiap pengurus perlu memahami cara mengaktifkan rekening, melakukan transfer, memeriksa saldo, dan menggunakan fitur yang tersedia.

Ia juga menyampaikan bahwa pengurus yang baru menjabat perlu memperoleh pendampingan atau pelatihan khusus agar dapat menjalankan sistem perbankan organisasi dengan benar. Meskipun pada awalnya mekanisme tersebut mungkin terasa rumit, pemahaman dan pembiasaan akan membantu pengurus menjalankan tugas secara lebih efektif, jelasnya.

Setiap Pemasukan dan Pengeluaran Wajib Dicatat

Nuraini menekankan bahwa pencatatan merupakan prinsip mendasar dalam administrasi keuangan. Setiap transaksi, baik berupa penerimaan maupun pengeluaran, harus dicatat dengan informasi yang jelas agar aliran dana dapat ditelusuri kembali.

Pencatatan tersebut setidaknya perlu memuat tanggal transaksi, uraian kegiatan atau keperluan, jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan, serta keterangan pendukung yang relevan. Dokumen transaksi dan bukti pembayaran juga perlu disimpan untuk memperkuat laporan keuangan.

Ia membagikan pengalaman ketika penyusunan laporan keuangan kegiatan menghadapi pertanyaan mengenai pengeluaran tertentu yang belum terlihat memiliki pasangan pencatatan penerimaan. Setelah ditelusuri kembali, persoalan tersebut diketahui berkaitan dengan pencatatan pemasukan yang belum dilakukan secara tepat dan kemudian diperbaiki.

Pengalaman itu menjadi pengingat bahwa transaksi yang secara nyata telah terjadi tetap harus dicatat secara lengkap. Dana yang diterima dari sumber tertentu perlu dibukukan, demikian pula setiap pengeluaran yang menggunakan dana tersebut.

Menurut Nuraini, pencatatan yang konsisten akan memudahkan bendahara menjelaskan kondisi kas, menyusun laporan, dan menjawab pertanyaan pengurus maupun anggota. Ia mengingatkan agar setiap transaksi tidak hanya mengandalkan ingatan, melainkan didukung catatan yang rapi dan bukti yang memadai, tuturnya.

Perencanaan Anggaran Harus Disertai Pengawasan

Dalam pemaparannya, Nuraini juga membagikan pengalaman mengenai penyelenggaraan kegiatan organisasi yang membutuhkan anggaran lebih besar daripada saldo awal yang tersedia. Ia mencontohkan kegiatan yang perkiraan kebutuhannya mencapai sekitar Rp27 juta, sementara dana awal yang tersedia jauh lebih terbatas.

Meskipun demikian, kegiatan tersebut pada akhirnya dapat terlaksana melalui dukungan dan sumber pendanaan yang berhasil dihimpun. Ia juga menyebut adanya perubahan biaya hotel dibandingkan dengan perkiraan awal, sehingga jumlah akhir pengeluaran perlu disesuaikan dalam laporan keuangan.

Pengalaman tersebut menunjukkan pentingnya perencanaan anggaran yang realistis, pemantauan biaya, dan pencatatan setiap perubahan selama kegiatan berlangsung. Perkiraan anggaran perlu menjadi pedoman, tetapi realisasi tetap harus dicatat berdasarkan transaksi yang benar-benar terjadi.

Nuraini mengingatkan bahwa setiap kegiatan organisasi harus memiliki catatan keuangan yang lengkap, mulai dari perencanaan, pemasukan, pengeluaran, hingga laporan akhir. Dengan demikian, pengurus dapat mengetahui apakah anggaran sesuai dengan kebutuhan dan bagaimana dana digunakan.

Ia juga menekankan pentingnya koordinasi dengan pengurus terkait apabila terdapat perubahan anggaran atau kebutuhan tambahan. Komunikasi yang terbuka dapat membantu pengurus mencari solusi tanpa mengabaikan prinsip akuntabilitas, paparnya.

Pelaporan Keuangan Menjadi Tanggung Jawab Organisasi

Nuraini menjelaskan bahwa administrasi keuangan tidak berhenti pada pencatatan transaksi. Pengurus juga perlu menyusun dan menyampaikan laporan secara berkala sesuai mekanisme yang ditetapkan organisasi.

Dalam pemaparannya, ia mengakui bahwa pencatatan transaksi yang muncul secara otomatis dalam sistem perbankan belum sepenuhnya menggantikan kebutuhan untuk menyusun laporan administrasi internal. Informasi transaksi tetap perlu dilengkapi dengan keterangan mengenai tujuan penggunaan dana, kegiatan yang didukung, serta dokumen pertanggungjawaban yang relevan.

Karena itu, bendahara perlu memastikan bahwa setiap pengeluaran memiliki uraian yang jelas. Misalnya, dana yang digunakan untuk kegiatan organisasi harus disertai keterangan mengenai kegiatan yang dimaksud dan bukti transaksi yang sesuai.

Ia juga menyoroti perlunya memperjelas mekanisme pelaporan keuangan tahunan, termasuk pihak yang menerima laporan dan tata cara penyampaiannya. Menurutnya, kejelasan prosedur tersebut penting agar pengurus dapat memenuhi kewajiban administrasi secara konsisten.

Nuraini berharap pengalaman dari kepengurusan sebelumnya dapat dijadikan bahan evaluasi untuk memperbaiki sistem pada periode berikutnya. Dengan pencatatan dan pelaporan yang lebih teratur, pengelolaan keuangan diharapkan menjadi lebih mudah diperiksa dan dipertanggungjawabkan, ungkapnya.

Pembaruan Data Pengurus dan Keanggotaan Mendukung Transparansi

Setelah pemaparan Nuraini, sesi tersebut juga menyinggung pentingnya pembaruan data pengurus dan keanggotaan dalam sistem aplikasi IGI. Data yang belum diperbarui, seperti nama pengurus, nomor rekening, struktur kepengurusan, dan informasi anggota, dapat menimbulkan kendala dalam proses administrasi.

Dalam tanggapan pada sesi tersebut, Halil Subagiono mengajak pengurus daerah dan wilayah untuk memeriksa kembali data yang tersimpan dalam aplikasi. Ia menekankan bahwa penetapan admin sistem perlu dilakukan melalui mekanisme dan rekomendasi pengurus yang berwenang, mengingat akses tersebut berkaitan dengan informasi organisasi dan pengelolaan keuangan.

Pembaruan data juga perlu mencakup kelengkapan profil anggota, termasuk informasi pendidikan, tempat kerja, dan foto. Data yang benar akan membantu organisasi menyusun laporan serta memastikan informasi yang ditampilkan sesuai dengan kondisi terkini.

Keterpaduan antara administrasi kesekretariatan, data keanggotaan, dan administrasi keuangan dinilai penting untuk membangun tata kelola organisasi yang lebih transparan. Dengan sistem informasi yang tertata, pengurus dapat memantau data dan transaksi sesuai kewenangan masing-masing.

Halil juga mengajak seluruh pengurus dan anggota untuk saling mengingatkan apabila menemukan data yang belum sesuai. Upaya pembenahan, menurutnya, perlu menjadi tanggung jawab bersama, bukan hanya dibebankan kepada bendahara atau pengurus wilayah.

Transparansi Keuangan Merupakan Tanggung Jawab Bersama

Menjelang akhir sesi, pembahasan menegaskan bahwa pengelolaan keuangan yang baik membutuhkan keterlibatan seluruh unsur organisasi. Bendahara memang bertanggung jawab terhadap administrasi keuangan, tetapi ketua, sekretaris, pengurus bidang, dan anggota juga memiliki peran dalam menjaga keterbukaan serta ketertiban organisasi.

Nuraini mengajak peserta menjadikan pengalaman pengelolaan keuangan sebelumnya sebagai pembelajaran untuk memperbaiki sistem pada masa mendatang. Setiap kendala perlu dievaluasi, dicatat, dan diselesaikan melalui komunikasi serta mekanisme yang jelas.

Ia berharap pengurus tidak ragu melakukan koordinasi apabila terdapat transaksi yang belum jelas, data yang tidak sesuai, atau laporan yang membutuhkan perbaikan. Sikap terbuka dan kesediaan untuk saling mengingatkan menjadi bagian penting dalam membangun kepercayaan.

Menurutnya, keuangan organisasi merupakan amanah yang harus dikelola secara hati-hati. Pengurus perlu memastikan bahwa setiap dana digunakan sesuai kebutuhan, setiap transaksi tercatat, dan setiap laporan dapat dijelaskan kepada pihak yang berwenang, tandasnya.

PMO Menjadi Momentum Memperkuat Tata Kelola Keuangan IGI

Moderator Sumiati, S.Pd., menyampaikan apresiasi kepada Nuraini atas pemaparan mengenai administrasi keuangan. Ia menegaskan bahwa materi tersebut memberikan pemahaman penting bagi peserta tentang perlunya pencatatan, transparansi, dan pertanggungjawaban dalam mengelola dana organisasi.

Diskusi yang berlangsung juga menggarisbawahi keterkaitan antara administrasi kesekretariatan dan keuangan. Dokumentasi surat, keputusan, data anggota, serta laporan kegiatan perlu berjalan seiring dengan pencatatan transaksi agar seluruh aktivitas organisasi dapat dipertanggungjawabkan secara sistematis.

Melalui kegiatan PMO Tingkat Dasar IGI Wilayah NTB bersama IGI Daerah Kota Mataram, peserta diharapkan semakin memahami tugas bendahara dan peran seluruh pengurus dalam membangun tata kelola keuangan yang profesional. (Ruslan Wahid)